Como a Signater armazena, retém e elimina os dados e arquivos tratados na Plataforma, incluindo Documentos, evidências de assinatura e dados de conta.
Última atualização em 30 de Agosto de 2026
Esta Política de Retenção e Armazenamento ("Política") descreve como a Signater — Signater Tecnologia Ltda e Signater LLC ("Signater", "nós") — armazena, retém e elimina os dados e arquivos tratados na plataforma Signater ("Plataforma"). Ela complementa a Política de Privacidade, o Acordo de Tratamento de Dados (DPA) e os Termos de Uso, e deve ser lida em conjunto com esses documentos.
Os termos com inicial maiúscula não definidos nesta Política — como Cliente, Usuário, Signatário, Envelope, Documento e Plano — têm o significado atribuído nos Termos de Uso.
1.1. Mantemos dados pessoais e demais informações pelo período necessário ao atendimento das finalidades para as quais foram coletados, ao cumprimento de obrigações legais e regulatórias e ao exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, conforme autorizado pela Lei nº 13.709/2018 (LGPD), em especial seus arts. 7º, 11 e 16.
1.2. O Cliente gerencia o próprio acervo. Documentos e Envelopes permanecem armazenados na Plataforma enquanto o Cliente os mantiver em sua conta. A Signater atualmente não impõe prazo de expiração ao acervo de uma conta ativa.
1.3. Em relação ao conteúdo dos Documentos e aos dados pessoais de Signatários, a Signater atua como operadora, seguindo as instruções do Cliente, que é o controlador desses dados. Os papéis de cada parte estão descritos na Política de Privacidade e no DPA.
1.4. Os prazos indicados nesta Política são orientativos. O prazo concreto de retenção de um dado pode variar conforme a sua natureza, a existência de obrigação legal específica, a pendência de disputas ou requisições de autoridades e as necessidades legítimas de segurança e prevenção a fraudes.
1.5. Os prazos de vida de cookies e tecnologias similares utilizados no site e na Plataforma estão descritos na Política de Cookies.
2.1. Os arquivos tratados na Plataforma — incluindo Documentos, versões assinadas, certificados de assinatura e imagens coletadas em fluxos de verificação de identidade — são armazenados em infraestrutura de nuvem de provedores contratados pela Signater, listados na página de Subprocessadores, com criptografia em repouso aplicada pelo provedor de armazenamento.
2.2. Todo o tráfego entre você, a Plataforma e os nossos provedores utiliza criptografia em trânsito (TLS). Segredos e credenciais — como tokens de API, códigos de autenticação e senhas de certificados digitais — recebem camada adicional de criptografia em nível de aplicação (AES-256).
2.3. Parte dos provedores contratados trata dados fora do Brasil. As transferências internacionais são realizadas com as salvaguardas descritas na Política de Privacidade.
2.4. Os limites de volume aplicáveis a cada Plano — como quantidade de Documentos por Envelope e tamanho máximo de arquivo — constam do catálogo vigente na página de Planos, que prevalece sobre qualquer indicação em contrário.
2.5. O Cliente pode baixar cópias dos seus Documentos a qualquer momento enquanto mantiver acesso à conta, e é responsável por manter fora da Plataforma as cópias que julgar necessárias para os seus próprios fins.
3.1. A tabela a seguir indica, por categoria, os prazos orientativos de retenção praticados pela Signater, ressalvadas obrigações legais específicas, necessidades probatórias e as demais hipóteses da Seção 1.
| Categoria de dados | Prazo orientativo | Finalidade e fundamento |
|---|---|---|
| Dados cadastrais da conta (Cliente e Usuários) | Enquanto a conta existir, acrescido dos prazos legais aplicáveis após o encerramento | Execução do contrato; cumprimento de obrigações legais |
| Documentos e Envelopes | Enquanto o Cliente os mantiver na conta | Prestação do serviço; o Cliente gerencia o próprio acervo |
| Evidências de assinatura, trilhas de auditoria e certificados de assinatura | Podem ser mantidos pelo prazo prescricional aplicável — em regra, até 10 anos no Brasil —, inclusive após a exclusão do Envelope ou o encerramento da conta | Preservação da integridade probatória das assinaturas; exercício regular de direitos; prevenção a fraudes |
| Imagens de verificação de identidade (selfies, registros de prova de vida e fotos de documento de identidade), quando exigidas pelo remetente | Vinculadas à evidência da assinatura a que se referem; seguem o mesmo regime das evidências acima | Garantia da autenticidade da assinatura; prevenção a fraudes |
| Dados fiscais, faturas e notas fiscais | No mínimo 5 anos | Obrigação legal (legislação tributária e fiscal) |
| Registros de acesso e logs de aplicação | Períodos operacionais limitados, observados os prazos mínimos exigidos pela legislação aplicável | Segurança, diagnóstico e prevenção a fraudes; obrigação legal |
| Dados de cliques de indicação (programa de Afiliados) | Excluídos automaticamente após 12 meses | Atribuição de indicações; legítimo interesse |
| Comunicações de suporte | Pelo período necessário ao atendimento e à melhoria do serviço | Atendimento ao Cliente e ao Signatário; legítimo interesse |
3.2. As evidências de assinatura — que incluem, entre outros elementos, endereço IP, dados de dispositivo e navegador, data e hora, geolocalização quando fornecida, registros de autenticação e as imagens enviadas em fluxos de verificação — integram a trilha de auditoria e o certificado de assinatura de cada Envelope. Elas existem para comprovar quem assinou, quando e como. Por essa razão, podem ser conservadas mesmo após a exclusão do Envelope ou o encerramento da conta, enquanto a assinatura puder ser questionada judicial ou extrajudicialmente.
3.3. Findos os prazos aplicáveis, os dados são eliminados ou anonimizados no curso ordinário das operações da Signater, sem prejuízo das hipóteses de conservação autorizadas em lei.
4.1. O Cliente pode excluir Envelopes e Documentos por meio da Plataforma. A exclusão remove o acesso ao item na Plataforma para o Cliente e seus Usuários.
4.2. Após a exclusão, cópias residuais podem persistir temporariamente em backups e em sistemas internos da Signater antes da eliminação definitiva, que ocorre no curso ordinário das rotinas operacionais.
4.3. A exclusão de um Envelope não elimina as evidências de assinatura, trilhas de auditoria e certificados a ele vinculados, que podem ser retidos conforme a Seção 3, inclusive as imagens de verificação de identidade associadas à assinatura.
4.4. Ações de exclusão realizadas por um Usuário autorizado da conta valem como instrução do Cliente à Signater, nos termos do DPA.
4.5. Signatários que desejem excluir ou corrigir dados contidos em um Documento devem contatar primeiro o remetente do Envelope, que é o controlador desses dados. A Signater atende requisições de titulares na medida do seu papel de operadora, conforme a Política de Privacidade.
5.1. O cancelamento de uma assinatura paga não encerra a conta: ao fim do período pago, a conta migra para o Plano Free, mantendo o acesso à Plataforma e aos Documentos, conforme os Termos de Uso.
5.2. O encerramento definitivo da conta e a eliminação dos dados a ela associados podem ser solicitados pelo Cliente por meio do e-mail [email protected]. A Signater poderá adotar medidas razoáveis para confirmar a identidade e a legitimidade do solicitante antes de atender ao pedido.
5.3. Atendida a solicitação, a Signater eliminará ou anonimizará os dados pessoais associados à conta em prazo razoável, ressalvadas as retenções legais e probatórias descritas na Seção 3 — em especial dados fiscais, registros exigidos por lei e evidências de assinatura de Envelopes concluídos.
5.4. Antes de solicitar o encerramento, o Cliente é responsável por baixar os Documentos que deseje conservar. Após o encerramento, a Signater não garante a possibilidade de recuperação do acervo.
6.1. A Signater mantém rotinas de backup destinadas à continuidade do serviço e à recuperação em caso de desastre. As cópias de segurança são armazenadas em região geograficamente distinta do ambiente principal, justamente para proteção contra desastres, são conservadas por períodos operacionais limitados e não se destinam ao arquivamento de longo prazo por conta do Cliente.
6.2. Dados excluídos do ambiente ativo podem permanecer em backups até a rotação e expiração dos respectivos ciclos. Nesse intervalo, os backups são utilizados apenas para as finalidades de continuidade e recuperação.
6.3. Se uma restauração de backup restabelecer dados que já haviam sido excluídos do ambiente ativo, a Signater adotará medidas razoáveis para reaplicar as exclusões cabíveis.
7.1. A Signater poderá atualizar esta Política a qualquer tempo, inclusive para refletir mudanças na legislação, na Plataforma ou nos provedores contratados. Alterações relevantes serão comunicadas com antecedência razoável, por e-mail ou por aviso na própria Plataforma.
7.2. A versão vigente estará sempre disponível em signater.com/pt-br/retencao-de-dados. O uso continuado da Plataforma após a entrada em vigor de uma alteração constitui concordância com a versão atualizada.
8.1. Dúvidas sobre esta Política e requisições relacionadas à retenção e à eliminação de dados podem ser dirigidas ao Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais da Signater, pelo e-mail [email protected]. Para suporte geral, utilize [email protected].
8.2. Signater Tecnologia Ltda, CNPJ 50.348.626/0001-61, Alameda Rio Negro, 503, Sala 2020, Alphaville, Barueri/SP, CEP 06454-000, Brasil. Signater LLC, 2125 Biscayne Blvd, Ste 204 #27075, Miami, Flórida 33137, Estados Unidos.